Vainu Eläinetsijäkoirat ry:n jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste kuvaa Vainu Eläinetsijäkoirat ry:n jäsenrekisterin henkilötietojen käsittelyä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.

1. Rekisterinpitäjä

Vainu Eläinetsijäkoirat ry
Y-tunnus: 2843261-4
Kotipaikka: Helsinki

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteyshenkilö: Vainu Eläinetsijäkoirat ry:n jäsensihteeri
Sähköpostiosoite: jasensihteeri@elainetsijakoirat.fi

3. Rekisterin nimi

Vainu Eläinetsijäkoirat ry:n jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Yhdistyksen toiminnan harjoittaminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksia ovat

• jäsenyyden hallinnointi
• yhdistyksen toiminnasta ja tapahtumista tiedottaminen
• yhdistyksen toiminnan koordinointi ja tilastointi

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsiteltäviä henkilötietoja voivat olla

• jäsenen nimitiedot
• jäsenen yhteystiedot, kuten osoitetiedot, puhelinnumerot ja sähköpostiosoite

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään ensisijaisesti Vainu Eläinetsijäkoirat ry:n jäseniltä itseltään jäsenhakemuksen tai jäsenyyden aikana tehtyjen ilmoitusten yhteydessä.

7. Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle ilman jäsenen nimenomaista suostumusta, paitsi lain edellyttämissä tapauksissa. Tietojen käsittelyyn käytetään Google Workspace -palvelua (Google Drive). Google toimii henkilötietojen käsittelijänä. Google on sitoutunut noudattamaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) ja on solminut erityisen tietojen käsittelyyn liittyvän sopimuksen (Cloud Data Processing Addendum, CDPA), joka sisältää EU:n komission hyväksymät vakiolausekkeet (Standard Contractual Clauses, SCCs) varmistaakseen riittävän tietosuojan tason myös tietojen siirtyessä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterien tietoja säilytetään Google Workspace -palvelussa (Google Drive), jonka suojaus noudattaa Googlen tietoturvakäytänteitä. Käyttöoikeuksia rekisteriin hallitaan tarkasti ja niitä myönnetään vain niille henkilöille, joiden tehtävät sitä edellyttävät. Käyttäjillä on käytössään vahvat salasanat ja kaksivaiheinen tunnistautuminen. Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja huolellisesti.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeellisia kohdassa 4. mainittujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Jäsenyyden päätyttyä tietoja säilytetään enintään kaksi vuotta.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on

• oikeus saada pääsy tietoihin ja tarkastaa itseään koskevat rekisteröidyt tiedot
• oikeus vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
• oikeus vaatia tietojen poistamista tietyissä tilanteissa
• oikeus rajoittaa käsittelyä tietyissä tilanteissa
• oikeus vastustaa tietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa
• oikeus saada itseään koskevat tiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle

11. Yhteystiedot tietosuoja-asioissa

Kaikki tätä tietosuojaselostetta ja henkilötietojen käsittelyä koskevat pyynnöt ja kysymykset tulee osoittaa Vainu Eläinetsijäkoirat ry:n hallitukselle.
Sähköpostiosoite: hallitus@elainetsijakoirat.fi

Vainu Eläinetsijäkoirat ry:n etsintärekisterin tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste kuvaa Vainu Eläinetsijäkoirat ry:n etsintärekisterin henkilötietojen käsittelyä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.

1. Rekisterinpitäjä

Vainu Eläinetsijäkoirat ry
Y-tunnus: 2843261-4
Kotipaikka: Helsinki

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteyshenkilö: Vainu Eläinetsijäkoirat ry:n etsintävastaava
Sähköpostiosoite: etsintavastaava@elainetsijakoirat.fi

3. Rekisterin nimi

Vainu Eläinetsijäkoirat ry:n etsintärekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Yhdistyksen toiminnan harjoittaminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksia ovat

• kadonneiden eläinten etsinnän koordinointi ja hallinnointi
• etsintätapausten tilastointi ja toiminnan kehittäminen

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsiteltäviä henkilötietoja voivat olla

• asiakkaan yhteydenottoon vastaavan Vainu Eläinetsijäkoirat ry:n jäsenen nimitiedot
• etsintää koordinoivan Vainu Eläinetsijäkoirat ry:n jäsenen nimitiedot
• etsinnällä käyvän Vainu Eläinetsijäkoirat ry:n jäsenen nimitiedot
• yhteyttä ottavan asiakkaan paikkakunta

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään ensisijaisesti Vainu Eläinetsijäkoirat ry:n jäseniltä itseltään sekä karkurin omistajalta ensimmäisen yhteydenoton yhteydessä.

7. Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle ilman jäsenen nimenomaista suostumusta, paitsi lain edellyttämissä tapauksissa. Tietojen käsittelyyn käytetään Google Workspace -palvelua (Google Drive). Google toimii henkilötietojen käsittelijänä. Google on sitoutunut noudattamaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) ja on solminut erityisen tietojen käsittelyyn liittyvän sopimuksen (Cloud Data Processing Addendum, CDPA), joka sisältää EU:n komission hyväksymät vakiolausekkeet (Standard Contractual Clauses, SCCs) varmistaakseen riittävän tietosuojan tason myös tietojen siirtyessä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterien tietoja säilytetään Google Workspace -palvelussa (Google Drive), jonka suojaus noudattaa Googlen tietoturvakäytänteitä. Käyttöoikeuksia rekisteriin hallitaan tarkasti ja niitä myönnetään vain niille henkilöille, joiden tehtävät sitä edellyttävät. Käyttäjillä on käytössään vahvat salasanat ja kaksivaiheinen tunnistautuminen. Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja huolellisesti. Etsintään osallistuvat vapaaehtoiset sitoutuvat salassapitovelvollisuuteen.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeellisia kohdassa 4. mainittujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Etsintätapauksen päätyttyä tietoja säilytetään tilastointia ja toiminnan kehittämistä varten kohtuullisen ajan, mutta kuitenkin niin, ettei yksittäistä karkurin omistajaa voida tunnistaa tietojen perusteella.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

Rekisteröidyllä on

• oikeus saada pääsy tietoihin ja tarkastaa itseään koskevat rekisteröidyt tiedot
• oikeus vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
• oikeus vaatia tietojen poistamista tietyissä tilanteissa
• oikeus rajoittaa käsittelyä tietyissä tilanteissa
• oikeus vastustaa tietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa
• oikeus saada itseään koskevat tiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle

11. Yhteystiedot tietosuoja-asioissa

Kaikki tätä tietosuojaselostetta ja henkilötietojen käsittelyä koskevat pyynnöt ja kysymykset tulee osoittaa Vainu Eläinetsijäkoirat ry:n hallitukselle.
Sähköpostiosoite: hallitus@elainetsijakoirat.fi